「平成」の選定過程に関する文書の保存期間に関する質問主意書

元号「平成」の選定過程に関する文書について、政府から国立公文書館へ移管する時期が、公文書管理法で定める一年から三十年を大幅に上回り、約五十五年後の二〇四四年三月末となっていること、行政が作成した文書の保存期間を延長するには、延長する期間及び理由を内閣総理大臣に報告して延長の手続を取らなくてはならないが、その手続を取っていなかったことが情報公開請求で明らかになったと毎日新聞等が報じました。

現在この文書を保存する内閣府大臣官房総務課は「元号事務が二〇一三年に当課に移った際、他の複数の文書をまとめ直したことで新たに文書を取得したとして、起算日を二〇一四年四月一日としたので、内閣総理大臣に報告して延長の手続を取ることなく、二〇四四年三月末まで非開示に出来る扱いとした」と説明したと報じられていました。その後、文書の多くが「平成」に元号を決めた一九八九年一月七日作成と確認できたため、起算日を作成日の次年度の初日となる一九八九年四月一日に変更することとしたと報じられています。

また、内閣府は「まとめ直した時を作成日にすること自体はガイドラインに則っている」とする一方、「個々の文書の作成日とずれたことは良くないので改めた」と説明していると報じられています。

しかし、このように行政機関内における所管変更により引き継がれた文書を、引継後の組織において、新たに取得したことにしたり、複数の文書をまとめたことで、文書を新たに取得したことにしたりしてしまうと保存期間が必要以上に延びてしまうことになります。

よって、行政機関内における所管事務の見直し等により、文書の引継ぎを行った場合や複数の文書をまとめた場合は、文書作成時の所管課の設定した保存期間が引き継がれなければならないと考えます。

以下、政府の見解を伺います。

一　内閣府大臣官房公文書管理課は、内閣府大臣官房総務課において、所管が移った際に他の複数の文書をまとめ直した日を作成日とする事務手続が行われていたことをいつ知ったのか、明らかにされたい。

二　公文書管理法上、一の手続は適法であると考えているのか、政府の見解を伺います。

三　「行政文書の管理に関するガイドライン」（平成二十三年四月一日内閣総理大臣決定）では、組織改廃等に伴う文書管理の手続は「引継」として記載している。政府機関内で所管が変更になったことで文書を新たに取得したとすることは法の趣旨に反しており、認めるべきではないと考えるが、政府の見解を伺います。

四　また、文書をまとめたことにより新たな文書を取得したとすることも法の趣旨に反していると考えるが、政府の見解を伺います。

五　行政内部で文書の所管が変更になった場合や複数の文書をまとめた場合でも、当初に文書を作成した日の翌年度の四月一日を保存期間の起算日とすべきであり、新たに文書の保存期間を設定するのではなく、当初の保存期間の残存期間を残りの保存期間とすべきと考えるが、政府の見解を伺います。

六　元号「平成」の選定過程に関する文書は、一九八九年一月に作成された保存期間が三十年の文書であるため、二〇一九年三月三十一日が保存期間の満了する日となります。よって公文書管理法に基づき保存期間満了後は、保存期間を延長することなく、当該文書を国立公文書館に移管すべきと考えるが、政府の見解を伺います。

右質問する。

一について

御指摘の「元号「平成」の選定過程に関する文書」（以下「本件文書」という。）をまとめた行政文書ファイルである「「平成」改元に係る事務手続の経緯等関係資料」について、当該行政文書ファイルの作成日の属する年度の翌年度である平成二十六年度の四月一日を保存期間の起算日としていたことについての事実関係の概要を内閣府大臣官房総務課から同府大臣官房公文書管理課に初めて連絡したのは、平成三十年十二月二十一日である。

二について

「「平成」改元に係る事務手続の経緯等関係資料」は、公文書等の管理に関する法律（平成二十一年法律第六十六号。以下「公文書管理法」という。）が施行される前に内閣官房及び旧総理府において作成され、その後、内閣府に引き継がれた本件文書を含む文書を、公文書管理法第五条第二項の規定に基づき、相互に密接な関連を有する行政文書として平成二十五年度に行政文書ファイルにまとめたものであり、同条第三項の規定に基づき、当該行政文書ファイルの作成日の属する年度の翌年度である平成二十六年度の四月一日を保存期間の起算日として保存期間及びその満了する日を設定していたものであるが、当該行政文書ファイルにまとめられた行政文書のうち、本件文書については、実際に作成された日の属する年度の翌年度の四月一日を保存期間の起算日とすることが適当であると考え、改めて整理を行ったものである。

三から五までについて

お尋ねの趣旨が必ずしも明らかではないが、一般に、組織の新設・改正・廃止の場合には、行政文書の管理に関するガイドライン（平成二十三年四月一日内閣総理大臣決定）を踏まえ定められた各行政機関の行政文書管理規則に基づき作成された行政文書ファイル保存要領に基づき、適切に行政文書ファイル等の引継手続が行われるべきものと考えており、当該引継手続において、行政文書ファイル管理簿の記載事項である文書作成取得日（行政文書ファイルにあっては、ファイル作成日）の属する年度その他これに準ずる期間及び保存期間の起算日が変更されるものではない。また、保存期間については、引継ぎを受けた行政機関において、当該行政機関の行政文書管理規則に基づき作成された標準文書保存期間基準に基づき、適切に判断されるものである。

六について

保存期間が満了した後における本件文書の取扱いについては、公文書管理法に基づき、適切に判断してまいりたい。