公用電子メールの廃棄に関する質問主意書

省庁で利用が急増している公用電子メールの管理について、以下質問する。

一　メールを自動廃棄している省庁はどこか。

二　現在自動廃棄していない省庁で自動廃棄する予定がある省庁はあるか。あるとすればどこか。

三　自動廃棄している省庁について、自動廃棄を始めた時期はそれぞれいつか。自動廃棄するメールの基準は何か。また今後も自動廃棄を続けるのか。

四　昨年五月の参議院財政金融委員会で、財務省はメールを六十日で自動廃棄していると答弁しているが、昨年六月の同省の情報システム更新後もメールの六十日廃棄を続けているのはなぜか。

五　公用電子メールの取り扱いについて、後に政策の実行状況を検証できるよう、容量に限度があるサーバーでの保存に依存せず、外部媒体でのバックアップを行うなど全てのメールを保存すべきと考えるが政府の見解を示されたい。

右質問する。

一から三までについて

検察庁では、現時点で確認できる範囲では、遅くとも平成十九年四月以降には、送信又は受信から二か月が経過した電子メール（職員が作成したメールサーバー上のフォルダに移動された電子メールを除く。）をメールサーバーから自動で削除しているが、今後の対応については検討することとしている。

財務省本省（地方支分部局を除く。以下同じ。）では、現時点で確認できる範囲では、遅くとも平成二十一年一月以降には、送信又は受信から六十日が経過した電子メールをメールサーバーから自動で削除しており、今後も継続することとしている。

国税庁では、インターネットに接続しているシステムにおいて、平成二十八年十二月以降、送信又は受信から六十八日が経過した電子メールをメールサーバーから自動で削除しており、今後も継続することとしている。また、一部の国税局等では、インターネットに接続していないシステムにおいて、現時点で確認できる範囲では、それぞれ、遅くとも平成二十三年一月以降には、送信又は受信から、三十日から百八十日までの間で定められた期間が経過した電子メール（熊本国税局等においては、職員が作成したメールサーバー上のフォルダに移動された電子メールを除く。）をメールサーバーから自動で削除しており、今後も継続することとしている。

厚生労働省では、現時点で確認できる範囲では、遅くとも平成二十一年七月以降には、受信から六か月が経過した開封済みの電子メールをメールサーバーから自動で削除しているが、今後の対応については検討することとしている。

防衛省では、現時点で確認できる範囲では、遅くとも平成二十七年三月以降には、一部の公用携帯電話において、暗号化された通信を利用した送信又は受信から三十日が経過した電子メール及び暗号化されていない通信を利用した受信から九十日が経過した電子メールをそれぞれのメールサーバーから自動で削除しており、今後も継続することとしている。

また、国土交通省では、送信又は受信から一定期間が経過した電子メールをメールサーバーから自動で削除するかどうかについて検討しているところである。

四について

平成二十九年六月の財務省行政情報化ＬＡＮシステムの更改後も、引き続き、メールサーバーの容量には限りがあることから、財務省本省では、行政文書として保存が必要な電子メールについては、公文書等の管理に関する法律（平成二十一年法律第六十六号。以下「公文書管理法」という。）等の規定に基づき、適切な記録媒体により保存した上で、一から三までについてでお答えしたとおり、送信又は受信から六十日が経過した電子メールをメールサーバーから自動で削除している。

五について

公文書管理法第六条第一項の規定に基づき、電子メールを含め、公文書管理法第五条第五項に規定する行政文書ファイル等については、当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存してまいりたい。