公文書等の管理に関する法律における「行政文書」の定義に関する質問主意書

公文書等の管理に関する法律（「本法」という。）の第二条第四項で、「行政文書」とは、「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの」と規定されている。

この定義について疑義があるので、以下質問する。

一　保存期間が満了後、移管や廃棄、あるいは保存期間延長、いずれの手続きも経ていない文書は、本法でいう「行政文書」に該当するか。政府の見解を示されたい。

二　保存期間が満了後、移管や廃棄、あるいは保存期間延長、いずれの手続きも経ていない文書のうち、当該行政機関の職員が組織的に用いない文書は、「行政文書」に該当するのか。政府の見解を示されたい。

三　保存期間が満了後、移管や廃棄、あるいは保存期間延長、いずれの手続きも経ていない文書のうち、当該行政機関の職員が組織的に用いないものを、「行政文書」ではないものとして扱うケースは存在するか。政府の見解を示されたい。

右質問する。

一から三までについて

公文書等の管理に関する法律（平成二十一年法律第六十六号）第八条第一項においては、「行政機関の長は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、第五条第五項の規定による定めに基づき、国立公文書館等に移管し、又は廃棄しなければならない」とされており、御指摘の「保存期間が満了後、移管や廃棄、あるいは保存期間延長、いずれの手続きも経ていない文書」がどのようなものを想定しているのか明らかではないが、仮に、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、同法第二条第四項に規定する行政文書としての保存期間満了後も当該行政機関が保有しているものが存在する場合には、当該文書は、当該行政機関の職員が組織的に用いるものであれば同項に規定する行政文書に該当し、当該行政機関の職員が組織的に用いるものでなければ同項に規定する行政文書に該当しないものと考えられる。